Breanäs Konferencehotel

12 tips til dig, der planlægger kick-off

At planlægge en god kick-off eller konference med givende afbrydelser i form af nogle teamaktiviteter - korte eller lange - kan være lidt forvirrende, når man gør det for første gang. Hvad skal man egentlig tænke på?
Her er nogle gode tips for at sikre, at I får det, I ønsker fra kick-offen.

Alle er vi børn i begyndelsen, så vær ikke bange for at få hjælp fra dine kolleger, når du planlægger jeres kick-off!

Vores mødeeksperter giver her deres bedste tips til, hvordan I får jeres kick-off til at blive så god som muligt!

  1. Hvornår passer det bedst? Planlæg en dato i god tid, så flest mulige kan deltage i kick-offen. Overvej at have en alternativ dato, hvis konferencestedet er fuldt booket på den planlagte dato. Hvis I allerede har en ekstra dato klar, behøver I ikke at "gå tilbage til tegnebrættet" og dobbelttjekke om alle kan deltage endnu en gang.

  2. Hvad vil I have ud af jeres kick-off? Hvad er vigtigt for jer at få ud af kick-offen? Brug lidt tid på at tænke over, hvad du som arrangør ønsker at opnå med konferencen. Tænk også på, hvad deltagerne skal tage med sig af oplevelser og møder. Hvis du har dit mål klart, bliver det meget lettere at planlægge mødet og de aktiviteter, der fører jer mod målet! Kommuniker også formålet med kick-offen til jeres deltagere, så målet bliver så klart som muligt for alle. Det øger forudsætningerne for et vellykket møde.

  3. Hvor er det bedst at være? Besøg gerne konferencestedet, så du ved, at alt fungerer i overensstemmelse med jeres ønsker. Vælg et konferencested, der ligger højst 2 timers rejse fra jeres primære arbejdssted. Stedet bør være givende for jeres møder, men også gerne placeret, så jeres deltagere ikke spredes til alternative steder som barer og andre underholdningssteder. I ønsker at holde holdet samlet under hele opholdet!

  4. Over dagen eller med overnatning? Hvordan skal arrangementet være, kun over dagen eller bliver I overnatning? Find ud af, hvor mange lokaler I har brug for til mødet, og hvordan mulighederne for aktiviteter ser ud. Hvor mange hotelværelser har I brug for, hvis I skal overnatte? Dine kolleger har forskellige behov, og det er vigtigt, at deltagerne føler, at de får den indkvartering, de ønsker. Nogle kan synes, det er vigtigt med enkeltværelser, mens andre gerne deler indkvartering. Måske er der nogen på arbejdspladsen, der har brug for ekstra tilgængelighed i form af handicapfaciliteter?

5. Hvilken type lokale passer til jeres møde?
Når du har valgt, hvor I vil være, er det tid til at vælge konferencelokaler, der passer til jeres gruppe. Tænk også over, hvordan du vil have lokalet indrettet. Er tanken, at du skal holde en forelæsning, eller er det et gruppearbejde, der skal ske? Tal med anlægget om, hvilke løsninger der passer bedst til det, I skal lave i det lokale, I har valgt.

6. Sørg for, at der er det konferenceudstyr, I har brug for!
Hvad har I brug for til kick-offen? Er der adgang til projektor og mikrofon, højttalere og storskærme? Sørg for, at den valgte konferencefacilitet har det udstyr, I har brug for, og stil krav til teknologien. Hvis I har andre ønsker, som I ikke finder information om på konferencefacilitetens hjemmeside, så spørg gerne! Nogle gange kan de leje udstyr, der mangler. Kom gerne lidt tidligere end dine deltagere, så du har tid til at teste, at alt fungerer som det skal.

7. Hør med deltagerne om madafvigelser!
Allergier og madpræferencer er meget almindelige i dag, og det er vigtigt, at denne information anmeldes korrekt, så deltagerne får den mad, de har brug for, for at alt skal være godt. Maden er vigtig på en konference, da energien skal være i top! Med god forhåndsplanlægning bliver det nemt for restaurantkøkkenet at forberede maden efter alles ønsker.

8. Planlæg rigelig tid til måltiderne!
Mad er vigtig under konferencen og kick-off. Tænk over at planlægge tid, så ingen behøver at stresse, og forsøg at holde de fastsatte tidspunkter for pauser og måltider. Spørg anlægget, hvilken type mad de serverer, hvad der er inkluderet i jeres booking, og hvad der eventuelt skal tilføjes. Serverer anlægget alle måltider, som I ønsker?

Planlæg gerne ekstra tid til måltiderne! Maden er en større del af konferencen, end man måske tror. Sørg for at indberette eventuelle afvigelser i kosten i god tid, så køkkenet nemt kan imødekomme alle ønsker!

9) Rejsen til og fra

Hvor mange af jer vil deltage i kick-offen, og kan I alle tage afsted fra samme sted? Når du ved, hvor mange deltagere der er, og hvor de skal rejse fra, er det lettere at afgøre, hvilken transport der er bedst for jer. En forfriskende gåtur kan være passende, hvis det er tæt mellem jeres arbejdsplads og den valgte konferencefacilitet, mens en bus eller anden fælles transport kan arrangeres, hvis I er flere deltagere eller skal dække en lidt længere afstand. TIP! Hvis I kører med elbiler, er det vigtigt at undersøge, om der er plads til at oplade bilen!

10) Aktiviteter og foredragsholdere 

Hvis I ønsker en foredragsholder, er det godt at booke denne i god tid. De bedste er ofte booket op tidligt! Både foredragsholdere og aktiviteter under kick-offen er vigtige at tilpasse efter konferencens formål. Små øvelser som energizers er gode at indføre i programmet for hurtigt at øge energiniveauet ved stillesiddende aktiviteter. Det kan være "tre på stribe" eller bare en sjov quiz med ét spørgsmål. At få et godt grin er altid godt. En foredragsholder kan også give energi, vække interesse og sætte tanker i gang. Det giver dig også mulighed for at puste ud! Hvis du ikke har deltaget tidligere i din virksomheds konferencer, så hør med dine kolleger, hvad der er blevet brugt tidligere, så det ikke gentages, og vælg en aktivitet, der skiller sig ud og bliver husket af deltagerne.

11) Book gruppen 

Skriv invitationerne til kick-offen, og nævn allerede der målet med kick-offen. Hvad forventes af dem, skal nogen præsentere noget, eller skal nogen tale foran hele gruppen? Lad alle få en god mulighed for at forberede sig ved at være tydelig allerede i invitationen. I invitationen kan du også med fordel medsende information om anlægget. Skal deltagerne medbringe badetøj eller slidtøj til vandreture eller kano? Det er ærgerligt, hvis nogen går glip af sjov på grund af manglende information.

12) Den vigtige evaluering! 

En godt planlagt kick-off gør hele forskellen mellem en mere eller mindre vellykket begivenhed. Hvis I ønsker at opleve, at møder og kick-off'er bliver bedre hver gang, er evalueringen dog uvurderlig. Diskuter derfor altid, hvordan mødet og kick-off'en blev oplevet, hvad der var godt, og hvad der kan blive bedre. Det er gennem refleksioner og evalueringer, I bliver rigtig effektive og kan bruge jeres tid på bedste vis.