Kundvagn
0
0,00 kr
10 tips till dig som planerar kick-off
Att planera en bra kick-off eller konferens med givande avbrott i form av någon teamaktivitet - kort eller lång - kan vara lite förvirrande när man gör det första gången. Vad ska man tänka på egentligen?
Här kommer några bra tips för att ni ska få ut vad ni önskar av kick-offen.
Alla är vi barn i början, så var inte rädd för att ta hjälp av dina kollegor då du planerar er kick-off!
Våra mötesexperter ger här sina bästa tips för att er kick-off ska bli så bra som möjligt!
1) När passar det bäst?
Planera in ett datum i god tid så att så många som möjligt kan vara med på kick-offen. Tänk gärna på att ha ett alternativt datum om konferensanläggningen skulle vara fullbokad det datum som ni tänkt. Har ni ett extra datum redan färdigt, behöver ni inte "gå tillbaka till ritbordet" och dubbelkolla om alla kan ytterligare en gång.
2) Vad vill ni ha ut av er kick-off?
Vad är viktigt att ni får med er av er kick off? Lägg lite tid på att fundera på vad du som arrangör vill ha ut av konferensen. Tänk också på vad deltagarna ska få med sig av upplevelser och möten. Om du har ditt mål klart för dig, blir det betydligt enklare att planera mötet och de aktiviteter som för er till målet! Kommunicera också syftet med kick-offen till era deltagare så att målet blir så tydligt som möjligt för alla. Det ökar förutsättningarna för ett lyckat möte.
3) Var är det bäst att vara?
Besök gärna konferensanläggningen så att du vet att allt fungerar enligt era önskemål. Välj en konferensanläggning som ligger maximalt 2 timmars resa från er huvudsakliga arbetsplats. Anläggningen bör vara både givande för era möten men även gärna ligga så att inte era deltagare skingras till alternativa ställen, så som barer och andra nöjesplatser. Ni vill ju hålla ihop teamet under hela vistelsen!
4) Över dagen eller med övernattning?
Hur ska upplägget vara, endast över dagen eller stannar ni över natten? Ta reda på hur många lokaler ni behöver för möte och hur möjligheterna för aktiviteter ser ut. Hur många hotellrum behöver ni om ni ska övernatta? Era kollegor har olika behov och det är viktigt att deltagarna känner att de får de boende de önskar. En del kan tycka att det är viktigt med enkelrum, medan andra gärna delar boende. Det kanske finns någon på arbetsplatsen som behöver extra tillgängligt i form av handikappsanpassning?
5) Vilken typ av lokal passar för ert möte?
När du valt var ni vill vara, är det dags att välja konferensrum som passar er grupp. Tänk också på hur du vill ha lokalen möblerad. Är tanken att du ska ha en föreläsning, eller är det ett grupparbete som ska ske? Prata med anläggningen om vilka lösningar som passar bäst för det ni ska göra i den lokal ni valt.
6) Se till att det finns den konferensutrustning ni behöver!
Vad behöver ni till kick-offen? Finns det tillgång till projektor och mikrofon, högtalare och storbildsskärmar? Var noga med att er valda konferensanläggning har den utrustning som ni behöver och ställ krav på tekniken. Har ni andra önskemål som ni inte hittar information om på konferensanläggningens hemsida, så våga fråga! Ibland kan de hyra in utrustning som saknas. Kom gärna lite tidigare än dina deltagare, så du hinner testa att allt fungerar som det ska.
7) Hör med deltagarna om matavvikelser!
Allergier och matpreferenser är mycket vanligt idag och det är viktigt att den informationen blir korrekt anmäld, så deltagarna får den mat de behöver för att allt ska bli bra. Maten är viktig på en konferens, då energin ska vara på topp! Med god framförhållning blir det enkelt för restaurangköket att förbereda maten till allas önskemål.
8) Planera in gott om tid för måltiderna!
Maten är viktig under konferns och kick-off. Tänk på att planera in tid så ingen behöver stressa och försök hålla de utsatta tiderna för pauser och mat. Hör med anläggningen om vilken typ av mat de serverar, vad som ingår i er bokning och vad som eventuellt behöver läggas till. Serverar anläggningen alla måltiderna som ni önskar?
Maten är en större del av konferensen än man kanske tror. Anmäl matavvikelser i god tid så att köket lätt kan tillgodose alla önskemål!
9) Resan till och från
Hur många är ni som ska delta i kick-offen och kan ni alla åka från samma plats? När du vet hur många deltagare och varifrån de ska åka, är det enklare att avgöra vilken transport som blir bäst för er. En uppfriskande promenad kan passa om det är nära mellan er arbetsplats och valda konferensanläggning, medan en buss om ni är lite fler deltagare eller annan samåkning kan ordnas om det är en lite längre sträcka att ta sig.
TIPS! Åker ni med elbilar är det viktigt att kolla om det finns plats för att ladda bilen!
10) Aktiviteter och föreläsare
Om ni vill ha en föreläsare är det bra att boka denna i god tid. De bästa är ofta fullbokade tidigt! Både föreläsare och aktiviteter under kick-offen är viktigt att anpassa dessa efter syftet med konferensen. Små övningar i form av energizers är bra att lägga in i schemat för att snabbt få upp energin vid stillasittande. Det kan vara ett "tre i rad" eller bara en kul frågesport på en fråga. Att få igång ett skratt är alltid bra.
En föreläsare kan också ge energi, väcka intresse och få tankar att gå igång. Det ger även dig en möjlighet att andras och få en paus!
Har du inte varit med tidigare på ditt företags konferenser, hör med dina kollegor vad som använts tidigare så det inte upprepas och välj någon aktivitet som sticker ut och blir ihågkommen av deltagarna.
11) Boka upp gruppen
Skriv inbjudningar till kick-offen och redan där talar du om målet med kick-offen. Vad förväntas av dem, ska någon redovisa något, eller ska någon tala inför hela gruppen? Låt alla få en bra möjlighet att förbereda genom att vara tydlig redan i inbjudan. I inbjudan kan du också med fördel skicka med information om anläggningen. Behöver deltagarna ta med badkläder, eller oömma kläder för vandring eller paddling? Det är ju tråkigt om någon missar det roliga för att inte förutsättningarna framgått.
